Unser Kunde:
billyard
Mit billyard können Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen die Benefits bieten, die sie verdienen! Die Plattform macht das rechtssichere Management von Vorteilen wie etwa Zuschüssen für Essen, Mobilität, Fitness, Gesundheit und anderen Zuwendungen kinderleicht. Unternehmen wie Mitarbeiter:innen können die jeweiligen Vorteile einfach und intuitiv verwalten – rechtliche und steuerliche Aspekte sind in der Plattform integriert (zertifiziert nach IDW-PS 860). Damit digitalisiert billyard die gesamten Prozesse rund um Mitarbeiter-Benefits.
Ausgangssituation
Ein wichtiger Mitarbeiter-Benefit, der sich über billyard managen lässt, sind Verpflegungszuschüsse. Unternehmen können Mitarbeiter:innen steuerbevorteilt etwa Frühstück oder Mittagessen bezuschussen. billyard digitalisiert und vereinfacht den Verwaltungsaufwand inklusive steuerrechtlicher Anforderungen. Mit den Mitarbeiter:innen wird dann automatisiert über die Lohnbuchhaltung abgerechnet.
Damit das für alle Beteiligten auch ohne großen Aufwand möglich ist, reichen die Mitarbeiter:innen Kaufbelege für ihre relevanten Mahlzeiten in einer App ein. Dafür können sie am Handy ein Foto des Kaufbelegs machen oder diesen als Datei hochladen.
Alle relevanten Daten des Belegs müssen dafür in billyards System übertragen werden: Belegaussteller mit Adresse, Datum und Uhrzeit, die Posten, der anrechenbare Betrag sowie die Belegnummer. billyard muss die Daten dann unter Berücksichtigung aller Regeln und Gesetze prüfen, etwa: Handelt es sich um Lebensmittel, wurde die Belegnummer bereits eingereicht, passt die Uhrzeit für Frühstücks- oder Mittagessenszuschuss?
Ein Beispiel: Ein Zweikilosack Kartoffeln ist über den Mittagessenszuschuss nicht zuschussfähig (Vorratskauf), 300 Gramm Kartoffeln als Zutaten für eine Mahlzeit aber schon. Nicht-rechtskonforme Bezuschussungen können im Rahmen steuerlicher Prüfungen erhebliche Konsequenzen für den Arbeitgeber haben.
Die Herausforderung
Für ein automatisiertes System sind diese Anforderungen schon komplex genug – dazu kommt aber noch, dass Kaufbelege kein einheitliches Format besitzen. Sie müssen zwar bestimmte Daten enthalten, Anordnung, Format und Design folgen aber keinen Standards. Zudem laden die User die Belege als Fotos ins System hoch (Pixelgrafik), wodurch sie zunächst nicht-maschinenlesbar sind.
Rechtssicherheit und Korrektheit der Prüfung auf Zuschussfähigkeit sind ein kritischer Teil des Kerngeschäfts. Darum mussten bisher alle Belege in einer dafür entwickelten Benutzeroberfläche von Menschen geprüft werden. Das kostete viel Zeit und Geld. Das Ziel ab da: Ein System entwickeln, das automatisierte Ergebnisse mit sehr hoher Qualität liefert.
cronns Pipeline überträgt die relevanten Daten aus dem fotografierten Kaufbeleg in billyards System. Der Nutzer sieht sie dann in seiner Benutzeroberfläche.
Unsere Leistung
Mit der Erfahrung aus zahlreichen erfolgreichen KI-Projekten war cronns KI-Team genau der richtige Partner für dieses Anliegen. In einem agilen Entwicklungsprozess entstand eine Lösung, die die Arbeitsschritte KI-gestützt automatisiert: von der Erkennung der Kennzahlen aus Fotos von Belegen bis zur rechtlichen Prüfung und der Ermittlung der Zuschusshöhe. Das wird mit Hilfe von Software zur optischen Zeichenerkennung (Optical Character Recocnition, kurz OCR) und Large Language Models (LLMs) erreicht, die per Machine Learning von uns noch weiter auf diese speziellen Aufgaben vorbereitet wurden.
Das System überprüft zudem mit etwa 99,9 % Genauigkeit, ob eine Position steuerlich zuschussfähig ist. Diese Präzision ist entscheidend, da falsche Zuschussentscheidungen rechtliche und finanzielle Konsequenzen für Arbeitgeber haben können. Für die Fälle, bei denen das System dennoch unsicher ist, hat cronn neue Benutzeroberflächen für die menschlichen Reviewer entwickelt, die auch an dieser Stelle nachweislich zu einer signifikanten Effizienzsteigerung geführt haben.
Wir schätzen an cronn besonders die Kombination aus fachlicher Exzellenz und persönlicher Zusammenarbeit. Als inhabergeführtes Unternehmen legt cronn großen Wert auf kompetente Mitarbeitende – und das spürt man in jedem Austausch, in der Beratung und in der Qualität der Umsetzung.
Innovative Methoden und volle Transparenz
cronns System gewährleistet eine extrem hohe Genauigkeit und vermeidet Fehler sowie Halluzinationen durch LLMs. Dafür hat unser Team eine robuste Machine-Learning-Pipeline gebaut und trainiert. Sie werden On-premises selbst betrieben, um volle Kontrolle über Modelle und Datenschutz zu haben. Dieser Ansatz garantiert Resilienz, Souveränität und Sparsamkeit bei Ressourcen.
cronns Innovation hierbei ist es, KI-Werkzeuge intelligent zu kombinieren – alle eingesetzten Werkzeuge sind dabei austauschbare Komponenten. Die Pipeline setzt sich zusammen aus einem OCR-System zur Erkennung von Schriftzeichen, LLMs die genau auf den Use Case optimiert wurden und einem speziell trainierten Klassifikator, der die Zuschussfähigkeit der einzelnen Positionen bewertet.
Messbarer wirtschaftlicher Einfluss
Die neue KI-Lösung sowie die neue Bedienoberfläche für manuelle Prüfungen wirken sich unmittelbar positiv auf billyards Wirtschaftlichkeit aus:
- Deutliche Kostenreduktion dank Teil- und Vollautomatisierung
- Starke Beschleunigung der Verarbeitung
- Kostenstabile Skalierung, unabhängig vom Belegvolumen
- Signifikante Effizienzsteigerung für die menschlichen Prüfer
Der Entwicklungsansatz folgt dem Prinzip einer „gewinnorientierten agilen Softwareentwicklung“. Jede Optimierung wird transparent auf ihr wirtschaftliches Potenzial bewertet und priorisiert, wenn sie Kosten spart oder Qualität verbessert.
Zudem legte das cronn-Team großen Wert auf eine vollständige Transparenz der Pipeline. KI-Lösungen stellen heutzutage leider häufig Black Boxes dar – wir schufen für billyard ein System mit mächtiger Observability. Wir messen genau, an welchen Stellen das System gut ist oder optimiert werden kann. Zudem wird die Qualität des Outputs stetig automatisiert gemessen und mit den Ergebnissen der menschlichen Reviewer verglichen.
cronns Lösung spart billyard Zeit, Geld und die Zusammenarbeit wird stetig weiter Effizienzsteigerungen in einem geschäftskritischen Kernbereich bringen. Zudem wurde die Architektur so konzipiert, dass voller Datenschutz und Datensouveränität gewährleistet sind.
